不動産オーナー様は、賃貸管理業務の中で賃貸借契約を締結する機会が多いでしょう。
この賃貸借契約は、「電子契約」の仕組みを利用することでテレワーク化できるのかわからなかったり、「そもそも電子契約って何？」「賃貸管理の一部をテレワークで行いたい。」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。
そこで今回は、賃貸管理の賃貸借契約における電子契約について紹介していきます。
□電子契約とは
ここではまず電子契約とは何かについて紹介します。
賃貸借契約には、賃貸借契約書や重要事項説明書などの書類が必要ですよね。そうした重要書類の中には、入居者による署名が求められる箇所があります。紙の契約書で署名をする場合は、不動産の管理会社や事務所を入居者が訪れて署名を行っていることでしょう。
そこで近年注目されているのが、電子契約です。
電子契約とは、電子ファイルをインターネット上で交換をして電子署名をすることで契約を締結し、電子データとして保管する方法のことです。保存先としては、企業のサーバーやクラウドストレージなどがあるでしょう。簡単に説明すると、今まで書面で締結していたものを全てインターネット上で行うということです。
□電子署名の仕組み
ここまでは、電子契約について簡単にご紹介しました。
電子契約では、「電子署名」をすることが前提となっており、電子署名によって契約の正当性が保証されています。
では、その電子署名はどのような仕組みになっているのでしょうか。
＊電子認証局
電子認証局は「公開鍵や秘密鍵」、「電子証明書」を発行する機関のことです。これらの発行には、契約書作成者本人による申請が必要です。電子認証局が申請者に本人確認を行っています。
＊秘密鍵と公開鍵
秘密鍵と公開鍵は、電子契約書を暗号化と復号をするために使用するものです。契約書作成者が電子契約書を暗号化するために秘密鍵が使われ、契約書の受け取る人が暗号化された電子契約書の内容を確認するために公開鍵が使われます。先述したように、秘密鍵は電子認証局に申請することで申請者に発行されます。
＊電子証明書
電子証明書は、公開鍵の所有者が電子契約書を作成した本人であることを証明するもので、電子認証局が申請者の本人確認後に発行するものになります。電子証明書、電子契約書の秘密鍵、公開鍵が作成されて申請者に渡されます。契約相手は契約書作成者から、暗号化された電子契約書と暗号化されていない電子契約書、公開鍵の3つを受け取り、公開鍵を使って暗号化された契約書を復号します。そうすることで、契約書の内容が改ざんされていないかを確認できるという仕組みです。
□賃貸の契約書類の電子化について
では、賃貸の契約書類は電子化しても良いのでしょうか？
＊賃貸借契約書
賃貸借契約書は、宅地建物取引業法第37条の規定で書類での作成が義務付けられているため、電子化ができません。しかし、駐車場の賃貸借契約はこの規定に含まれていないため電子化できます。
＊重要事項説明書
重要事項説明書も、宅地建物取引業法第35条にて書面交付が義務付けられていることから電子化できません。
＊契約更新時の合意書
契約更新時の合意書は、法律での規定がないため電子化できます。
＊定期借家契約
定期借家契約書は、書面での契約が義務付けられているので電子化できません。
□まとめ
今回は、賃貸管理における電子契約についてご紹介しました。
このようにみていくと、電子化が認められている書類は案外少ないのが実情です。しかし、35条書面と37条書面の電子化に関しては、試験的な運用が一部実施されたことがあり、今後テレワーク化に適用していく可能性があります。今後も法改正などの動向に注目といえます。